ADQUISICIÓN DE ELEMENTOS

DE OFICINA

CLASIFICACIÓN DE LOS ELEMENTOS

•La variedad de tareas que desempeña el oficinista como Atender publico, digitar documentos, archivar, tramitar, exigen que usted no solamente posea conocimientos técnicos sino que disponga de los medios materiales necesarios

Según las características físicas de los elementos y el uso que de ellos hagamos, los podemos clasificar en dos grupos:

• DE CONSUMO
  
• DEVOLUTIVOS
  

ELEMENTOS DE CONSUMO Son los que se gastan o consume durante el desarrollo de las actividades de oficina. Ejemplo: papelería, lápices, borradores, cintas para impresora, carpetas, marbetes, ganchos para legajar entre otros No malgaste ni derroche estos materiales. Ejemplo si tiene que realizar un borrador hágalo en papel de calidad ordinaria Preocúpese por conocer los nuevos productos que salgan al mercado. El nivel de la tecnología debe estar a su alcance para hacer mas funcional su trabajo ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Pertenecen a esta clasificación los muebles, equipos y útiles de escritorio que la empresa le suministra al oficinista para la ejecución de sus labores de oficina. Entre estos elementos devolutivos están: escritorios, sillas, computador con sus accesorios, archivadores, teléfonos, cosedoras, perforadoras, sellos, entre otros

•Usted debe usarlos con mucho cuidado para que no se dañen
•Evite el deterioro desperfecto de estos elementos, preservándolos del sol, la humedad o el polvo
•No deje sobre el escritorio elementos pequeños, como la cosedora o la perforadora, ya que pro su tamaño se los pueden robar
•Los elementos devolutivos son de propiedad de la empresa. Usted debe responder por su manejo y devolverlos cuando se retire del cargo.

ACTIVIDAD 1

De la siguiente lista, clasifique: Elementos de Consumo (EC) y Elementos Devolutivos (ED)

Caràtulas de Propalcote para legajos de archivo 100 gr

Cosedora

Perforadora

Sacaganchos

CD RW

Memoria USB

Pastas para catàlogo color blanco tamaño carta

Borrador de nata

Calculadora Epson

Borrador de tinta con escobilla

Guantes quirúrgicos talla ùnica

Bata Blanca

Silla ergonòmica graduable para oficina

Ganchos para legajar plasticos

Clips estandar

Clips Mariposa

Ganchos para cosedora

Guillotina

Greca

Carpeta colgante con celuguia horizontal

Carpeta de yute con celuguia vertical

Guias separadoras

Cartucho para impresora

Impresora HP 1200

Escaner HP opciòn copia

Regla 50 cm

Acetatos para impresora

Marcador para acetato

Lapiz grafito 2

Lapicero Roler Boll Negro

Cosedora semi-industrial

Perforadora Semi - industrial

Pilas AA

Porta acetatos tamaño carta

Varsol

Bayetilla blanca

Terna para tinto

Ambientador

Taja Làpiz elèctrico

Telefax

ACTIVIDAD 2

Realice un catàlogo de muebles y elementos de oficina, con las especificaciones tècnicas de los artículos (Tamaño, color, funcionalidad, peso entre otros) y precios reales, clasificándolos en Elementos de Consumo y Elementos devolutivos.

ADQUISICIÓN DE ELEMENTOS •Para la adquisición de los elementos, tanto de consumo como devolutivos, es importante saber con exactitud: •QUE PEDIR. •COMO ADQUIRIR LOS ELEMENTOS •RECIBIR, ORGANIZAR Y CONTROLAR LOS ELEMENTOS DE OFICINA QUE PEDIR •Este punto se determina con base en la naturaleza y las necesidades de la empresa. Respecto de los pedidos de elementos, es conveniente que tenga presente los siguientes punto •Verifique con alguna frecuencia las cantidades disponibles especialmente de los elementos de consumo •Recuerde que si deja agotar un elemento, se puede atrasar su trabajo, el de su jefe o el de los compañeros de oficina •Recuerde también que si solicita excesiva cantidad de elementos necesitará mas espacio para almacenarlos y los expone a deterioros. Por ejemplo, la goma líquida se puede resecar y algunas calidades de papel tornarse amarillentas con el tiempo. •Tenga en cuenta si el pedido será para un mes, un trimestre o un semestre. •Haga una lista de las necesidades resultantes, indicando las características y unidad de medida, o sea, si los va a pedir en rollo (cinta adhesiva) caja, resma unidad etc.

COMO ADQUIRIR LOS ELEMENTOS

COMO ADQUIRIR ELEMENTOS Las dos formas mas comunes para adquirir los elementos de Oficina son: •Por compra directa a las casas distribuidoras •Por solicitud al almacén interno de la empresa POR COMPRA DIRECTA A LAS CASAS DISTRIBUIDORAS •Comuníquese telefónicamente con las casas distribuidoras de elementos de oficina de su localidad, averigüe por los elementos que usted necesita y solicite precios o cotización. •Cuando el valor de la compra lo justifique o las características del elemento puedan ocasionar confusiones, por ejemplo un escritorio de medidas exactas, solicite la cotización por escrito. •Compare los precios dados para una misma calidad y decídase por la oferta mas favorable. •En caso de duda, consulte con su jefe •El pedido a la casa distribuidora elegida lo puede hacer telefónicamente, solicitando reconfirmación de los precios dados inicialmente. •Si la casa distribuidora no le puede ofrecer servicio a domicilio, envíe al mensajero de su empresa, con una relación muy clara y precisa de lo que debe comprar POR SOLICITUD AL ALMACEN INTERNO DE LA EMPRESA •Si usted trabaja para una empresa que tenga un Departamento o Sección de Almacén, es a esta dependencia a quien le debe dirigir las solicitudes o pedidos de elementos. •Las solicitudes o pedidos al almacén se elaboran a máquina en un formulario similar al que aparece a continuación. ACTIVIDAD 1 La contrataciòn estatal obliga a todas las entidades registrarse en el SICE. 1. Investigar: ¿Què es el SICE?, ¿Que servicios presta?, ¿Quienes pueden registrarse en el SICE y para què? ¿Que son los CUPS? 2. Realizar el formato y la solicitud de elementos de consumo y devolutivos para dotar la oficina de Administraciòn de Documentos a travès del almacen interno de la empresa (Formato entregado por el instructor). NOTA: Puede acceder a la pàgina del SICE y consultar mediante los CUPS las especificaciones de los elementos, para que su trabajo sea de mayor calidad. ACTIVIDAD 2 El Jefe de Compras o la persona encargada, necesita cotizar los elementos requeridos por la Oficina de Administraciòn de Documentos, para esto se dirige a los proveedores. 1. Realice el registro de las comunicaciones en el control de llamadas telèfonicas utilizado para la solicitud de cotizaciòn. (Formato entregado por el instructor) 2. Realice un modelo de correo electrònico en el cual solicite la cotizaciòn de los elementos 3. Realice las cartas de solicitud de cotizaciòn para elementos de consumo. (Mìnimo 3, con sus respectivos sobres: oficio con y sin ventanilla) 4. Realice las cartas de solicitud de cotizaciòn para los elementos devolutivos (mìnimo 3 con sus respectivos sobres: Manila) NOTA: Recuerde que debe anexar la ficha de especificaciones. 5. Una vez consultados los precios (cotizaciones de las empresas) realice un cuadro comparativo para establecer cual de las propuestas es la mas favorable para la empresa. Aspectos a analizar: costos, calidad, garantìa, otros servicios de postventa, transporte, embalaje, costos de envìo, descuentos, ofertas, promociones, oportunidad, entre otros)

PROCEDIMIENTO

•El almacén suministra el formato requerido para el pedido y el catálogo donde aparece la descripción de los elementos. Consùltelo antes de hacer el pedido •Con el fin de programar los despachos, por lo general el Almacén establece fechas para recibir solicitudes, por ejemplo, los primeros cinco días de cada mes. •Diligencie el formato y en el último renglón escriba ULTIMO RENGLON, páselo para la firma y averigüe la fecha de despacho. En cualquiera de las dos formas que usted ha aprendido para adquirir elementos de oficina, el principal, requisito es la EXACTITUD al especificar los artículos solicitados, con el fin de evitar problemas de cambio de marcas, colores, tamaños, etc.

RECIBO Y CONTROL DE ELEMENTOS

RECIBO DE LOS ELEMENTOS Al recibir los elementos del almacén de la empresa o de la casa distribuidora, usted debe: Confrontar la nota remisoria con su solicitud, para verificar si esta de acuerdo. Contar los elementos, ensayarlos si es necesario, revisar el contenido de cajas, paquetes, etc. Devolver los artículos de mala calidad Comparar los precios con los dados inicialmente, si el pedido fue hecho a una casa distribuidora Firmar la remisión o la factura, si está autorizado para hacerlo.

NO FIRME NI HAGA FIRMAR NINGUNA REMISION O FACTURA SIN HABER REVISADO LO RECIBIDO. DESPUES NO LE ACEPTARAN RECLAMACIONES

ORGANIZACION DE LOS ELEMENTOS

Guarde en su escritorio únicamente los elementos de uso diario. Los elementos de reserva, ordénelos en un estante o armario Tenga en cuenta que: Los elementos similares deben estar juntos Los elementos que se usan poco en el fondo del armario Los de uso más frecuente, adelante Los artículos sueltos se colocan en cajas marcadas o atados con bandas de caucho Todos los paquetes deben estar marcados con su contenido y sólo deberá encontrarse abierto un paquete de elementos similares El orden y la buena disposición de los elementos deben conservarse siempre.

CONTROL DE EXISTENCIAS

El método fundamental consiste en revisar el estante o armario una vez por semana, anotar en su libreta de apuntes las necesidades que vaya observando. Marque en su calendario, agenda o control de vencimientos, el día en que debe hacer el pedido. Si entre sus funciones esta suministrarle elementos a su jefe o demás empleados de la dependencia, averigüe oportunamente sus necesidades. Si lo considera necesario o conveniente para responder ante su jefe, destine una libreta o adapte una tarjeta para anotar la entrega de elementos de consumo a otros empleados. No traspase a otra persona un elemento devolutivo que esté a su cargo, sin exigirle su firma en prueba de haberlo recibido Infórmese acerca del procedimiento establecido por su empresa para los traspasos de elementos devolutivos y obre de conformidad.