COMO ADQUIRIR LOS ELEMENTOS

COMO ADQUIRIR ELEMENTOS Las dos formas mas comunes para adquirir los elementos de Oficina son: •Por compra directa a las casas distribuidoras •Por solicitud al almacén interno de la empresa POR COMPRA DIRECTA A LAS CASAS DISTRIBUIDORAS •Comuníquese telefónicamente con las casas distribuidoras de elementos de oficina de su localidad, averigüe por los elementos que usted necesita y solicite precios o cotización. •Cuando el valor de la compra lo justifique o las características del elemento puedan ocasionar confusiones, por ejemplo un escritorio de medidas exactas, solicite la cotización por escrito. •Compare los precios dados para una misma calidad y decídase por la oferta mas favorable. •En caso de duda, consulte con su jefe •El pedido a la casa distribuidora elegida lo puede hacer telefónicamente, solicitando reconfirmación de los precios dados inicialmente. •Si la casa distribuidora no le puede ofrecer servicio a domicilio, envíe al mensajero de su empresa, con una relación muy clara y precisa de lo que debe comprar POR SOLICITUD AL ALMACEN INTERNO DE LA EMPRESA •Si usted trabaja para una empresa que tenga un Departamento o Sección de Almacén, es a esta dependencia a quien le debe dirigir las solicitudes o pedidos de elementos. •Las solicitudes o pedidos al almacén se elaboran a máquina en un formulario similar al que aparece a continuación. ACTIVIDAD 1 La contrataciòn estatal obliga a todas las entidades registrarse en el SICE. 1. Investigar: ¿Què es el SICE?, ¿Que servicios presta?, ¿Quienes pueden registrarse en el SICE y para què? ¿Que son los CUPS? 2. Realizar el formato y la solicitud de elementos de consumo y devolutivos para dotar la oficina de Administraciòn de Documentos a travès del almacen interno de la empresa (Formato entregado por el instructor). NOTA: Puede acceder a la pàgina del SICE y consultar mediante los CUPS las especificaciones de los elementos, para que su trabajo sea de mayor calidad. ACTIVIDAD 2 El Jefe de Compras o la persona encargada, necesita cotizar los elementos requeridos por la Oficina de Administraciòn de Documentos, para esto se dirige a los proveedores. 1. Realice el registro de las comunicaciones en el control de llamadas telèfonicas utilizado para la solicitud de cotizaciòn. (Formato entregado por el instructor) 2. Realice un modelo de correo electrònico en el cual solicite la cotizaciòn de los elementos 3. Realice las cartas de solicitud de cotizaciòn para elementos de consumo. (Mìnimo 3, con sus respectivos sobres: oficio con y sin ventanilla) 4. Realice las cartas de solicitud de cotizaciòn para los elementos devolutivos (mìnimo 3 con sus respectivos sobres: Manila) NOTA: Recuerde que debe anexar la ficha de especificaciones. 5. Una vez consultados los precios (cotizaciones de las empresas) realice un cuadro comparativo para establecer cual de las propuestas es la mas favorable para la empresa. Aspectos a analizar: costos, calidad, garantìa, otros servicios de postventa, transporte, embalaje, costos de envìo, descuentos, ofertas, promociones, oportunidad, entre otros)